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為什么降低成本很重要？CIO降低IT成本的方法

2023-03-15 13:58 作者：joseph wu 閱讀量：2904

我們分享 IT 主管在不影響技能和人才的情況下降低成本的實用方法。了解如何在動蕩的市場條件下控制 IT 支出。危機狀況隨時可能打擊企業。足夠敏捷以在不影響服務的情況下降低成本對于導航它們至關重要。最近，我們看到了封鎖、快速通貨膨脹以及戰爭對成本和供應鏈的影響。

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當然，我們無法預測此類情況，因為它們超出了我們的控制范圍。然而，如果您知道您的成本基礎并計劃根據需要在哪些方面進行分階段削減，您就可以減少不斷變化的市場條件對您的運營的影響。

IT 的主要成本是什么？

作為 CIO，這意味著要分析您的 IT 成本，包括內部成本和第三方服務成本。將增加 IT 預算成本的主要領域是：

  • 人員成本
  • 硬件和間接費用
  • 第三方服務
  • 基礎設施
  • 酌情成本
  • 基于需求的成本

您可以在這些領域中的任何一個領域進行節省，盡管在不影響您的服務水平的情況下，有些領域會更難削減。可自由支配的成本和第三方服務是最容易改變的，因為無論如何您通常都會根據使用率付款。

為什么降低成本很重要？

您可能想要削減成本的原因有很多。在開始之前分析您降低成本的動機是值得的。有一個明確的目標將幫助您在正確的領域節省開支。例如，如果您正試圖經受住短期的不利條件，您希望快速恢復到正常的運營能力。削減團隊規模或妥協基礎設施等變化將難以逆轉，因此您需要考慮其他選擇。

并非所有的成本降低都必須是大量的前期節省。隨著時間的推移，小的變化會累積起來。例如，如果您經常從加拿大撥打國際長途電話，那么合適的商務電話套餐可能會大大降低您的費用。

CIO 可以降低 IT 成本的五種實用方法

作為 CIO，您需要了解可以在哪些方面降低 IT 成本，同時仍能提供積極的業務成果。雖然這在實踐中并不容易，但第一步是定義成本基礎。弄清楚你在每個領域花費了多少，錢到底去了哪里，以及你得到了什么回報。然后，您可以根據對業務的影響對每個領域的成本削減措施進行分類。

1. 定義成本降低路線圖

邁出第一步后，您就可以制定降低成本的路線圖了。該路線圖將指導您如何根據您遇到的危機情況實施成本削減措施。根據逆轉的難易程度、短期影響、長期影響和潛在的總節省，評估每個 IT 領域的成本削減措施。然后您可以定義一個路線圖，顯示哪些措施適用于短期、中期和長期的不利條件。

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下面是來自麥肯錫的典型 IT 成本降低圖示例。您可以看到節省成本的方法是如何被業務場景的嚴重性和業務影響以及技術的長度所阻止的。您可以對自己的業務數據使用類似的模板。

2. 任務自動化和生產力

減少員工成本與其說是減少員工數量，不如說是盡可能以最有效的方式利用您的熟練員工。當然，您可以縮減團隊規模以節省薪水成本，但同時您正在失去人才和能力。

相反，最大限度地提高生產力將提高業務效率和利潤。這意味著您可以減少員工成本占收入的百分比。做到這一點的方法是使用任務自動化。

通常，可用于關鍵業務操作的 IT 服務臺因密碼重置、訪問請求和帳戶設置而陷入困境。這些簡單、重復的過程很容易實現自動化，而不會影響安全性。

那只是一個例子。這里的關鍵是了解您的員工的獨特技能以及他們實際使用這些技能所花費的時間。如果您通過自動化減少通用任務的數量，則可以提高每位員工的投資回報率。

3. 評估云服務

從云原生服務的可擴展性和將遺留系統遷移到云的潛力的角度來看待這一點。如果您擁有現有的本地數據基礎架構或數據倉庫，則可以通過遷移到云數據存儲來節省大量成本。

與您的 IT 服務集成的云電話系統可以最大限度地降低您的通信成本。您可以使用許多提供加拿大、美國或全球免費電話號碼的提供商，這樣您就不必將費用轉嫁給客戶。另一方面，如果您已經使用云服務一段時間了，您可能知道自己的總體支出，但對成本明細的了解很少。在這種情況下，分析您當前的服務成本、未使用的任何過剩容量等等。

4. 外包與內部職能

是外包還是內部開發服務可能是一個棘手的問題。您可以節省員工或設備的前期投資。然而，許多第三方服務都附帶訂閱費，您可能需要為多余的功能付費。考慮您的承包商或第三方合作伙伴 (TPP) 運營的模型。按需付費服務的風險要小得多。如果您急需降低成本，只需減少消耗即可。像這樣的 SaaS 服務在當前市場上很常見。您可以外包任何東西，從備份和災難恢復到自動按需測試。考慮以下用于內包/外包的成本降低杠桿。

5. 重新審視 ITIL

如果您是 CIO，您可能聽說過 ITIL。對于那些不知道的人，IT 基礎設施庫是一個 IT 管理框架，旨在標準化 ITM 最佳實踐。除其他目標外，ITIL 旨在優化 IT 流程、降低成本并提高員工保留率。隨著技術和 IT 管理的發展，該框架經常進行修訂。如果您正在為降低成本而苦苦掙扎，那么肯定值得重新審視 ITIL 以確保您遵循其七項指導原則。這些在 2019 年作為ITIL 4的一部分進行了更新。

  • 關注價值
  • 從你所在的地方開始
  • 通過反饋迭代推進
  • 協作并提高知名度
  • 整體思考和工作
  • 保持簡單實用
  • 優化和自動化

這些可能看起來不像是節省成本的措施。然而，使您的 ITM 流程與這些原則保持一致將幫助您降低 IT 成本。

最后的想法：降低成本，保留收入

在危機時期，保護您的業務歸結為保證現金流。如果您的收入因外部因素而下降，那么唯一的方法就是降低成本。當然，您不想進一步降低收入，因此需要謹慎行事。危機狀況可能是短期的，也可能是長期的，但它們不會永遠持續下去。這意味著您需要為增長和復蘇以及經濟低迷做好計劃。

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